Gamificação

Para quem já teve dificuldades na implantação de uma nova tecnologia em uma organização, na priorização de projetos, ou no mapeamento de um processo de negócio existente, a Gameficação é um tema interessante… Antes disso, vale a pena saber que, segundo o IEE, 85% das nossas atividades diárias terão elementos de games em 2020.

Gameficação ou Gamefication é a aplicação de elementos e princípios usados em jogos em outros contextos. Esses elementos incluem a criação de desafios, recompensas, pontuações, competitividade e o mais importante uma forma de diversão!

E por que usar a gameficação? A gameficação ajuda a incentivarmos as pessoas a se engajarem em determinados comportamentos através de estímulos de participação ou de competitividade que guiam as pessoas para objetivos planejados.

Se observarmos as técnicas em ‘agile’ como Business Value Game e Planning Poker veremos alguns dos elementos da gameficação. Também vemos a gameficação em aplicativos como o Wase e Duoling. Além disso, há escola desenvolvendo revoluções no método de ensino utilizando os conceitos da gameficação.

A criação de jogos que incentivam as pessoas a conversarem sobre assuntos como uma nova tecnologia sendo adotada na empresa, jogos de perguntas, respostas e recompensas realizadas em equipes é uma forma inicial de tentarmos alternativas diferentes onde há dificuldades de engajamento.

Comecei a ler mais sobre os conceitos de gamefication e fiquei muito empolgado com os resultados que muitas equipes tem alcançado com seu uso e por seu uma forma muito divertida de trabalhar em criar relacionamento entre times de trabalho.

Links interessantes:

http://pt.slideshare.net/fabiopedrazzi/livro-gamification-inc-mjv

http://www.agilegamification.org/category/agile-gamification/

http://www.agile42.com/en/agile-coaching-company/agile-scrum-tools/business-value-game/

Consumidor mais consciente – Aspectos culturais do consumidor brasileiro

O que leva um indivíduo a comprar um determinado produto X ao invés do produto Y? Que tipos de influência um indivíduo, um grupo de indivíduos ou uma sociedade inteira recebe no momento de adquirir, usar e descartar um produto? O texto a seguir discute alguns aspectos dessas questões colocando o consumidor brasileiro, a sua cultura e a evolução do consumo mais consciente como foco principal.

Teoria

O comportamento humano é um tema que causa muito interesse nas pessoas em diversas áreas profissionais, pois a partir dele podemos refletir como as pessoas vêem o mundo, quais são seus valores, sua ética. O estudo do comportamento humano “tem como objetivo ajudar a entender as ações realizadas pelas pessoas em determinadas situações. Bem como os motivos que condicionam tais ações, e todas as possíveis alterações que o meio e as relações sociais, ao longo da vida, proporcionam a cada indivíduo.”[i]

O comportamento de um indivíduo ou grupo no papel de consumidor é uma das principais disciplinas do Marketing. Refletindo um pouco sobre isso logo podemos ver sua importância na:

Economia – A circulação de dinheiro no mercado, as condições de crédito, e até mesmo o não consumo através da poupança afetam diretamente a economia de um país. A necessidade de se gerar mais produtos ou a redução de consumo de um determinado bem pode provocar a admissão ou a demissão de muitos funcionários podendo afetar a economia de uma ou mais sociedades.

Cultura, Tecnologia e Natureza – O culto ao consumo ou o consumo desenfreado pode causar sérios danos ao meio ambiente, mas com a capacidade da tecnologia em comunicar as pessoas sobre os problemas que temos levado ao ecossistema é possível a realização de uma reeducação das sociedades ou pelo menos uma conscientização sobre o consumo.

Política, Leis – Faz-se necessário o apoio ao povo, através de leis e políticas, para a defesa dos consumidores quanto aos seus direitos ao uso (poluição, perigos a pessoa física), ao descarte (possibilidade de descarte de produtos tóxicos, reciclagem de material).

De maneira geral os benefícios do estudo do comportamento dos consumidores podem ser:

“Auxílio aos gerentes em suas tomadas de decisões, fornecimento de uma base de conhecimento  para analisar os consumidores, apoio aos legisladores e controladores na criação de leis e regulamentos referentes a compra e a venda de mercadorias e serviços e o auxilio ao consumidor médio na tomada de melhores decisões de compra, ajuda na compreensão dos fatores da ciência social que influenciam o comportamento humano”[ii]

Consumidor mais consciente

O consumidor brasileiro, a passos ainda vagarosos, tem se tornado mais consciente de suas decisões de consumo. Campanhas como ‘SOS Mata Atlântica’ (ONG) ou ‘Mude o consumo para mudar o clima’ do Idec – Instituto Brasileiro de Defesa do Consumidor e pelo instituto Vitae Civilis são exemplos de incentivos de empresas sem fim lucrativos tentando despertar uma maior consciência sobre o consumo. Na outra ponta do mercado, quero dizer, as empresas que vendem os seus produtos também tem demonstrado maior interesse no tema. O Pão de Açúcar possui em algumas marcas embalagem com selo de reciclagem que garante que o seu papel usado provém de reflorestamento e também de produtos sem agrotóxicos ocasionando um melhor aproveitamento do solo e dos recursos naturais. O uso de sacolas recicláveis e de caixas de papelão substituindo as de plástico são mais exemplos. O Banco Real utiliza papel reciclável para a impressão dos extratos de seus clientes entre outras coisas.

De acordo com o relatório “Responsabilidade Social das Empresas – Percepção do Consumidor Brasileiro, Pesquisa 2005”, cresce a preocupação com a Responsabilidade Social: 78% dos entrevistados declararam ter muito interesse em saber como as empresas tentam ser socialmente responsáveis, ante 72% registrados em 2004. Neste quesito, o Brasil ocupa o 7º lugar entre os países pesquisados, com índice igual ao dos consumidores norte-americanos.” [iii]

Além da consciência do consumidor voltado para o meio ambiente e a sociedade em que vivemos, os direitos do consumidor como indivíduo ganharam seu principal aliado na forma do Código de Defesa do Consumidor. Criado no início dos anos 90 foi um marco no comportamento do consumidor brasileiro. Através dele houve um aumento no conhecimento dos direitos do consumidor e um mecanismo que agisse em favor desses mesmos direitos na justiça.

As iniciativas e ações descritas acima ainda são muito singelas diante ao problema de maior entendimento dos direitos dos consumidores, do consumo acelerado e suas conseqüências para a sociedade. Para uma melhor compreensão do comportamento do consumidor é necessário compreender as influências que esse recebe durante o processo de aquisição, consumo e descarte de um bem, pois a compra de um produto ou serviço leva em consideração muitos aspectos além do produto em si. “Um dos meios mais importantes pelos quais uma sociedade influencia o comportamento dos indivíduos é sua cultura, o complexo de valores e comportamentos aprendidos que são compartilhados por uma sociedade e destinam-se a aumentar sua probabilidade de sobrevivência”. [iv]

Dentre alguns aspectos culturais do povo brasileiro que podem ser destacados em favor de um povo com chances de obter um consumo mais consciente podemos, talvez, citar “O jeitinho brasileiro”: Apesar de ter muitas vezes uma conotação negativa, esse jeitinho pode refletir um comportamento de flexibilidade, de capacidade de dar soluções e capacidade de adaptação do brasileiro. Esse pode ser um fator em favor das mudanças exigidas por um consumo mais consciente e nas novas formas de defesa de seus direitos.

A mídia é uma forte influenciadora do comportamento do consumidor, faz parte da vida de milhões de brasileiros assistir sistematicamente programas como Jornal Nacional e Fantástico. O exemplo desse último em parceira com o INMETRO onde são mostrados os resultados de testes de aprovação ou rejeição de alguns produtos demonstra isso. A internet também é outro meio de comunicação que esta sendo amplamente utilizado pelos brasileiros para demonstrar sua satisfação ou insatisfação com produtos e serviços oferecidos.

Conclusão

Ora, sabemos que apesar das agradáveis mensagens de responsabilidade social, sustentabilidade e respeito ao consumidor  comunicadas pelas empresas, o objetivo principal delas é gerar resultados financeiros para os seus acionistas. Porém se considerarmos a definição de Marketing Societal de Kotler:  “a tarefa da organização é determinar as necessidades, desejos e interesses dos mercados-alvos e atender às satisfações desejadas mais eficaz e eficientemente do que os concorrentes, de maneira a preservar ou ampliar o bem-estar dos consumidores e da sociedade.” Somado a uma estratégia de posicionamento de produto com foco no consumo consciente o resultado pode ser de sucesso. Imagine milhões de pessoas assistindo a uma matéria que ressalte a importância dos direitos do consumidor ou que fale sobre a destruição do ecossistema: isso pode, em algum momento, projetar na memória do indivíduo uma atitude positiva em relação aos produtos e serviços que estão em conformidade com a informação que ele esta recebendo, provocando dessa forma uma ação favorável a compra do produto quando necessitado. Esse é um tipo de modelo que pode viabilizar as novas exigências do consumidor brasileiro, pois apesar dos pontos positivos ressaltados neste texto, um aspecto da cultura é a de que o brasileiro é um povo ético até o momento que isso não lhe custe nada (em termos de dinheiro).

A defesa da tese de que os brasileiros estão ou não cientes do ato do consumo perante os seus direitos e os resultados no meio em que esta inserido não é uma tarefa fácil. Pois, em se tratando do comportamento do consumidor e a relação quanto a cultura, se faz necessário o uso de muita pesquisa para que se possa traçar um perfil atual do consumidor e ao mesmo tempo estudar a história do povo e os relacionamentos desse na sociedade, família, amigos e trabalho. Além disso, é difícil descrever um perfil único de consumidor, sem fazer, pelo menos de forma mínima, uma segmentação considerando os diversos grupo heterogêneos.

[i] Definição de Comportamento Humano: Wikipédia (http://pt.wikipedia.org/wiki/Comportamento_humano )

[ii] Minor, S. Michael & Mowen, John C. Comportamento do Consumidor

[iii] Instituto Akatu, Texto: percepção do consumidor brasileiro sobre responsabilidade social empresarial (http://www.akatu.org.br/central/imprensa/releases/levantamento-revelo-percepcao-do-consumidor-brasileiro-sobre-responsabilidade-social-empresarial )

[iv] (pg. 154) CHURCHILL Jr., G. & PETERS, J. P. Marketing: criando valor para os clientes

TV Cultura – Roda Viva: Entrevista com Renato Janine Ribeiro – Filósofo.

 

ODS – Operational Data Store

ODS, ou em português, armazenamento de dados operacional, é um repositório de dados onde são colocados os dados que a empresa trabalha no seu dia a dia, para que sejam consultados por outros sistemas, ou por áreas de inteligência.

Um ODS difere de uma base de dados de uma aplicação, pois reúne dados de várias aplicações e não é semelhante a um Data Warehouse, pois não tem o compromisso de armazenar histórico de dados e de servir para processos de auditoria sobre esses dados. Entretanto o ODS deve armazenar dados que tem “valor” para seus consumidores e de manter-se atualizado.

Características do Operational Data Store:

– Possibilitar a integração de dados de várias aplicações.

– Ter desempenho na hora de armazenar seus dados e, principalmente na hora de consultas sobre esses dados.

– Ter dados de negócio atualizados e ao mesmo tempo servir para processos decisórios.

Geralmente os dados são armazenados em um ODS através de ferramentas de softwares ETL (Extract, Transform, Load), que extraem dados de banco de dados de diversas origens e coloca, de forma integrada, no ODS. Além disso, há estratégias que utilizam o ODS como base origem para os Data Warehouse.

Os usuários de um ODS são muitas vezes categorizados como Fazendeiros ou Exploradores. Os primeiros são os usuários que executam tarefas rotineiras e sabem exatamente quais tipos de dados querem. Os exploradores não sabem exatamente o que estão procurando, mas tentam encontrar padrões e relacionamentos não usuais entre dados, faz isso, por exemplo, para encontrar certos tipos de comportamentos e tendências que podem gerar diferencial competitivo na área de negócio onde atuam.

A categoria em que se enquadram os consumidores do ODS, quando usado para processos decisórios é muito importante na hora de modelar um ODS, pois há abordagens de modelos para os fazendeiros (star join) e para exploradores (normalização), além disso, dependendo da modelagem do ODS, podem surgir de complicações ligadas a performance e à atualização dos dados.

Referência:

Operational Data Store (http://www.information-management.com/issues/19980701/469-1.html?zkPrintable=1&nopagination=1)

Dicas para um Brainstorming produtivo

A técnica de brainstorming tem sido adotada cada vez mais nas organizações, principalmente as que primam pelo trabalho em equipe e a criatividade. Apesar de ser uma reunião que não exige formalidades, até mesmo pelo aspecto de criatividade, há alguns pontos que devem ser levados em consideração para que esse tipo de atividade tenha resultados produtivos e não seja uma perca de tempo.

– Objetivos

É importante que o brainstorming seja iniciado com a exposição dos objetivos, como a criação de uma nova demanda de projeto, a explicação de um problema que necessita ser resolvido, a criação de um novo produto ou aspecto dele. Um brainstorming nunca deveria ser iniciado sem uma idéia clara do que se quer alcançar quando sairmos dele.

– Tempo

Enfatizar o tempo em que a reunião deve terminar lembra que precisamos ser ágeis e não perder tempo com o que não interessa. Caso o desafio seja muito grande para o tempo disponível, podemos dividi-lo em partes menores. Ás vezes é interessante colocar alguns marcos durante a reunião, para nos atentarmos ao prazo e verificarmos o nos atentarmos ao andamento do trabalho, podemos fazer isso no meio da reunião ou próximo do fim.

– Moderador

A reunião deve ter um moderador com perfil para guiar o grupo para os objetivos traçados e não deixar que discussões fora do contexto tomem corpo. Também é importante que o moderador tenha a autoridade para impedir que discussões hostis ocorram, atrapalhando a criatividade e sinergia da equipe.

– Não fazer julgamentos

Não perca tempo discutindo se uma idéia é boa ou ruim, simplesmente anote-a e observe se ela terá ramificações ou não. O importante é não tolher as pessoas de dar novas idéias.

– Anotar as ideias

As ideias colocadas durante a reunião devem ser anotadas, de preferência utilizando algum quadro e ferramenta visual para que todos possam visualizar o contexto e relacionar itens. Um mind map, ou mapa mental, é um diagrama interessante para isso (http://www.mind-mapping.org/blog/mapping-history/roots-of-visual-mapping/).

– Criar / manter a sinergia do grupo

Seja democrático e certifique-se de que todos tem a liberdade para opinar, não permita que sejam criados grupos para defesa uma linha única de opiniões, isso é ruim para o processo criativo e intimida as pessoas fora do grupo.

 

O Brainstorming foi difundido na década de 1950, baseado na ideia de que um grupo de pessoas possui maior capacidade para gerar ideia do que pessoas trabalhando sozinhas.

Acredito que esse tipo de reunião além de atingir o seu propósito: o de criação de ideias e soluções une a equipe e da maior responsabilidade ao grupo.

Como conduzir reuniões com pessoas difíceis?

Joana, uma consultora de tecnologia, conduzia uma reunião entre sua equipe e um dos gerentes de marketing da empresa para obter informações de como aquela área funcionava. A reunião se tornava tensa devido Mário, o gestor, não responder de forma clara às perguntas da consultora e ela ter que repetir os questionamentos de formas diferentes várias vezes. Mário se irritou com as perguntas e começou a ser grosseiro e ironizar algumas perguntas, deixando Joana quase sem ação para dar continuidade a reunião, dando motivos de sobra para terminarem o trabalho sem sucesso.

Entretanto, Joana pediu uma pausa a todos e convidou o gerente para uma xícara de café. A consultora lembrou a Mário que durante a reunião de abertura do projeto vários gestores, inclusive ele, ressaltaram a importância do trabalho em equipe, e perguntou se ele poderia trabalhar de forma mais colaborativa, pois do modo como a reunião caminhava ela e toda a equipe se sentiam muito mal com as respostas e teria que justificar a gerência do projeto o insucesso da reunião.

Mário se surpreendeu com a objetividade de Joana, pediu desculpas e mudou totalmente o comportamento durante o restante da reunião.

Uma das ferramentas de negociação com pessoas difíceis é apontar tipos de comportamento que vão de encontro com o que a sociedade, a empresa, a equipe e até mesmo a própria pessoa com comportamento ruim prega.

Essa é uma boa tática, porém deve ser utilizada de forma diplomática, com o foco em conquistarmos nosso objetivo e não em diminuir a outra pessoa.

26/11/2014 – Daniel

Pensamentos sobre a humildade

Ser humilde é ter consciência das nossas limitações e capacidades, “… é olhar as coisas como elas são realmente, é auscultar a origem real das coisas, não com os olhos da ilusão, mas com os da realidade…” Hammed.

Muitas vezes, ou na maioria delas, achamos que merecemos mais do que temos (cargos, dinheiro, relacionamentos, etc.) e deixamos de aceitar que a situação atual é fruto de nossas próprias ações e responsabilidades.

Segundo as crônicas de Pedro Bial “Quem não tem humildade por natureza, tem que ser humilde por esperteza”.

Acredito que a ela faz parte do arsenal evolutivo das pessoas mais inteligentes, pois, facilita a auto-observação, o que leva a aceleração do autoconhecimento.

Talvez, as pessoas que praticam a humildade verdadeira, possuem um filtro que as possibilita ouvir as observações externas, como críticas e conselhos, absorvendo aquelas que têm valor daquelas que serão consideradas de outras maneiras.

A humildade permite reconhecermos a nossa verdadeira posição, abrindo uma caminhada menos tortuosa para nossos objetivos

 

Daniel Grigolon Ribeiro

06/04/2011

Gerenciamento de Escopo, metodologias, mapeamento de processos e casos de uso

O plano de gerenciamento do Escopo deve definir: como o escopo do projeto deve ser determinado, quais ferramentas serão utilizadas e como ele será executado e controlado. Seu principal objetivo é definir e garantir que todo, e apenas, o trabalho contratado deva ser realizado.

Há metodologias de trabalho que, após definidos os principais requisitos do projeto e do produto do projeto, utilizam como ferramenta de detalhamento de requisitos a técnica de Mapeamento de Processos.

O mapeamento de processos serve, para a empresa que o elabora e para a empresa cliente, obter uma visão em forma de diagrama dos processos atuais e/ou de como devem ficar os processos depois da entrega do produto. É uma ótima ferramenta, pois  aumenta as chances de que o produto contratado irá satisfazer as necessidades dos processos de negócio. Porém, essa é uma atividade que, dependendo do tamanho dos processos e da estrutura da empresa cliente, pode consumir muitos recursos de prazo e custo no projeto. Então o gerente de projetos deve verificar se o mapa faz parte dos requisitos do projeto ou faz parte da entrega do produto e, em caso negativo, ponderar se a utilização dessa técnica realmente vale a pena.

Uma outra técnica bastante utilizada é a de analisar detalhadamente cada requisito de negócio declarado no escopo do projeto, isso pode ser feito através dos diagramas de caso de uso e da descrição deles.

Os casos de uso descrevem uma sequência de eventos que levam um sistema a fazer algo de importante. Casos de uso reduzem a ambiguidade de requerimentos, especificando quando e sob quais condições certos comportamentos ocorrem, e auxilia na identificação dos atores (usuários ou sistemas externos) que interagem com o sistema. A utilização de casos de uso é útil desde a fase inicial do projeto, onde capturamos os principais atores do sistema e a essência do que o sistema a ser entregue deve fazer, passa pela elaboração em que os casos de uso são detalhados para que uma arquitetura seja desenhada, pela construção onde ele é transformado em código. Além disso, os casos de uso, podem ser fonte de informação para o plano de testes e os casos de testes e na fase de encerramento do projeto ou fase, apoiando o rastreamento do que foi pedido versus o que foi entregue.

Esse texto não visa apoiar qual técnica é melhor para a coleta de requisitos ou para o acompanhamento do escopo do projeto, somente alerta para o fato de que os gerentes de projeto devem estar atentos ao tipo de metodologia adotada, de forma a escolher a que melhor se encaixa no escopo.

Daniel Grigolon Ribeiro

em 04/02/2011

 

Oportunidades Estratégicas, o princípio N = 1

As comunicações estão se modificando, agora, muito mais rapidamente do que no passado. O mundo possui mais mecanismos para se comunicar:

– Em quantidade: O número de celulares no Brasil é maior que o número de habitantes; No mundo são mais de 5 bilhões.

– Em formas: além das tradicionais, celulares, chats, redes sociais, blogs, etc.

Adaptar-se as essas mudanças, ou melhor, evoluir com elas, é uma grande oportunidade para as empresas que competem no mercado e para aquelas que ainda são embriões.

Prahalad e Krishnan descrevem o princípio chamado R = G e N = 1 que começa a ser melhor viabilizado com os novos mecanismos de comunicação.

O princípio N = 1… compreende o comportamento, as necessidades e as habilidades de cada consumidor e em que co-cria com e para cada um deles propostas de valor exclusivos e singulares.

As empresas que aplicarem esse princípio poderão oferecer aos seus clientes produtos e serviços totalmente personalizados para suas necessidades e desejos.

Se os operadores de uma linha de produção podem programar as máquinas para cortar, pintar, desenhar, recortar um determinado objeto, por que não seria possível para o consumidor fazer o mesmo? O princípio N = 1 permite essa linha de raciocínio, porém pode ir mais além no futuro.

Algumas empresas já adotam modelos de CRM – Gerenciamento de Relacionamento com Clientes, porém, apesar de apresentarem bons resultados, ainda não têm capacidade de usufruir e gerar todos os benefícios desse modelo.

No modelo de CRM, assim como no princípio N = 1, colocamos o cliente como foco central das ações da empresa e não o produto.

O modelo atual de foco no cliente esta longe do princípio N = 1, pois, dentre vários motivos, não consegue captar informações suficientes dos clientes, não possui capacidade analítica de trabalhar esses dados e, sendo assim, não pode criar experiências únicas.

No entanto, como citado no início deste texto, os novos mecanismos de comunicação, especialmente as redes sociais, pode ser parte do caminho para viabilizar esse princípio.

Daniel G. R. em 13/12/2010

Gerenciamento de Recursos Humanos em Projetos

De acordo com o PMBOK (Project Management Body of Knowledge) – guia de boas práticas no gerenciamento de projetos, o gerenciamento de recursos humanos dentro de um projeto abrange os seguintes processos:
Desenvolver o Plano de RH (Planejamento)
Mobilizar a equipe do projeto (Execução)
Desenvolver e equipe do projeto (Execução)
Gerenciar a equipe do projeto (Execução)

Uma das principais responsabilidades do plano de RH esta na definição dos papéis e responsabilidades, ponto que pode causar muita confusão desde os membros do projeto, passando pela área de administração de projetos até o próprio Patrocinador dos trabalhos. Há responsabilidades que muitas vezes são atribuídas para o GP, mas que, no entanto não deveriam esta com ele. Abaixo cito alguns casos de confusão:
– A forma como uma atividade deve ser executada, as técnicas empregadas, deve ser de responsabilidade do recurso técnico do projeto e não do GP, salvo restrições impostas pelo cliente nesse assunto ou normas da empresa. O que o gerente pode fazer é convocar reuniões ou solicitar consultoria especializada sobre um assunto específico, mas não pode dar soluções para tipos de problemas que envolvem detalhes técnicos de atividades individuais.
– Questões de gerenciamento de tempo de um recurso, isto é, como um recurso deve gerenciar seu próprio tempo, ainda mais se esse participa de mais de um projeto, é responsabilidade desse recurso a divisão do seu tempo e como concilia suas tarefas em relação as suas atribuições de prazo que deve cumprir.
– Problemas de falta de recursos em um projeto, essa é uma questão que o gerente deve endereçar ao Sponsor do projeto ou, no caso de uma organização não projetizada, ao gerente funcional da área avisando que não tem os recursos suficientes para cumprir os prazos e/ou as atividades estabelecidas.
Há muitas áreas nebulosas para algumas pessoas quando projetos são iniciados e que podem gerar conflitos, por isso o planejamento de RH deve deixar claro quem tem responsabilidade pelo o que, mesmo para assuntos que possam ser considerados triviais.
Também já vi muitos consultores e desenvolvedores dizerem: – Eu não sou responsável por fazer estimativa, ou por qualquer tipo de planejamento, quem deve fazer isso é o gerente de projetos. Também já vi gerentes se negarem a pedirem auxílio da equipe ou uma opinião especializada sobre diversos assuntos ligados ao planejamento. Ora a equipe do projeto não existe apenas para executar o plano, mas também para ajudar a fazê-lo.
Os membros da equipe do projeto devem ajudar no planejamento, na identificação das atividades que necessitam ser feitas, na composição da EAP, em estimativas, na sugestão de melhorias e não devem limitar-se apenas a execução dos pacotes de trabalho. Além disso, alguns deles podem ser considerados como parte da equipe de gerenciamento.
Há vários tipos de documentos, formas de se documentar e ter uma visão das responsabilidades em um planejamento de recursos humanos: Matriz de Responsabilidade, Tabela RACI (Responsabilidade pela execução, Assume a conseqüência, é Consultado, é Informado), Estrutura Analítica Organizacional, Estrutura Analítica dos Recursos e Descrição dos Cargos.

É extremamente importante para o gerente de projetos manter sua equipe motivada para um bom desempenho no projeto, para isso é necessário reconhecer o que cada um espera com o  projeto, o que gosta de fazer e o que o motiva no alcance dos objetivos colocados. Para alguns o reconhecimento do trabalho já basta, para outros é necessário ganho de novos conhecimentos e experiências, cada pessoa se comporta de uma maneira. É importante conhecer sua equipe individualmente se deseja um desempenho acima da média. Recomendações a gerentes funcionais de recursos, pagamento de treinamentos e palestras são alguns itens que podem ser utilizados para isso.

O plano de RH deve possibilitar ao gerente de projetos saber os tipos de recursos que necessita,  os recursos que poderá contar para seu projeto, se eles possuem as habilidades em nível necessário ou se necessitarão de treinamentos, como pode bonificar cada membro do seu time, quando precisará dos recursos e quando irá desalocá-los do projeto.

Depois do plano de RH desenvolvido o próximo passo, dentro do processo de execução do gerenciamento de recursos, é a Mobilizacão da Equipe do Projeto. Isso inclui: negociar os recursos necessários, confirmar a disponibilidade das pessoas planejadas, contratar recursos externos, colocar os recursos para os trabalhos dentro do projeto e decidir sobre a utilização de equipes virtuais (aquelas que não podem estar fisicamente presentes no local do projeto).

Após termos a equipe na mão é necessário um processo contínuo de desenvolvimento dela durante todo o projeto até seu encerramento. No meu ponto de vista, acredito que os fatores que melhor contribuem para o desenvolvimento da equipe são:
– A melhora do relacionamento entre os membros da equipe, das partes interessadas e o gerente de projetos, pois é através desses relacionamentos que aprofundamos o entendimento do interesse no projeto, da motivação das pessoas e principalmente da necessidade de realização do objetivo a ser conquistado.
– A multiplicação do conhecimento, através do uso das diversas habilidades envolvidas, da experiência e visão de cada um.
– Do aumento na confiança entre todos e no gerente do projeto.

O Gerenciamento da equipe do projeto é a rotina de observar as pessoas em sua rotina diária e ajudá-las a resolver questões que considerem difíceis ou que possuem alguma dificuldade. Há pessoas que empacam em algum problema, e ficam paralisadas, tem dificuldade ou medo de pedir ajuda, um gerente de projetos atento pode identificar esse tipo de problema e providenciar ajuda para que possíveis atrasos não ocorram nesses casos.

A solução de conflitos é uma das principais funções do GP e ele deve se acostumar a isso, visto ser praticamente inevitável a sua ocorrência, devido as várias pessoas envolvidas e a própria natureza dos projetos. As causas mais freqüentes de conflitos em projetos são: cronograma, prioridades do projeto, recursos, opiniões técnicas, procedimentos administrativos, custos e por fim: a personalidade das pessoas envolvidas.

Por melhor que seja o gerente de projetos, por mais conhecimentos que tenha sobre o projeto, ele sempre deve pedir ajuda da equipe no planejamento, a fim de criar um comprometimento maior da equipe e mostrar que os resultados são fruto do que eles ajudaram a fazer desde o início.

Daniel G. R. em 27/09/2010

A importância da Comunicação em Projetos

A comunicação está entre os principais motivos de sucesso ou fracasso dentro dos projetos, segundo alguns especialistas e relatórios (Chaos Resport, Bull Survey, KPMG, Pinto, A. Benchmarking em Gerenciamento de Projetos Brasil: relatório 2004). E como garantir uma boa comunicação no projeto?

O gerente de projetos, em conformidade com os fatores culturais da empresa e sua política organizacional, é o principal responsável por essa disciplina e deve seguir algumas boas práticas necessárias ao bom andamento do projeto.

O primeiro passo é reconhecer a importância da comunicação e ter consciência de que essa importância não é clara para todas as pessoas. A comunicação não serve apenas para divulgarmos e coletarmos informações, serve também para verificarmos se algo ficou claro e foi entendido pelo receptor da informação. Uma boa técnica, utilizada em alguns casos, é a audição ativa e o feedback, onde o receptor da mensagem dá sinais de entendimento ao emissor, como por exemplo parafrasear com suas próprias palavras o seu entendimento.

Outro ponto importante é saber que a mensagem não é passada apenas através das palavras, o modo como escrevemos é muito importante, assim como a entonação da nossa voz quando falamos, nossos gestos, a expressão facial e a nossa postura. Tudo isso faz parte da mensagem que enviamos e deve ser considerado.

Um projeto necessita da interação entre as pessoas, da troca de idéias, da busca por soluções e aperfeiçoamento das práticas existentes, por isso, o gerente de projetos deve incentivar sua equipe a comunicar-se. O fornecimento de mecanismos, como, dependendo do projeto, uma sala de reuniões exclusiva para o projeto, uma ferramenta para divulgação rápida de informações importantes, chat, telefone, enfim meios para a comunicação entre os membros são ferramentas de comunicação que podem fomentar a evolução da integração da equipe do projeto.

A primeira etapa de comunicação que o gerente de projetos deve realizar é identificar as partes interessadas no projeto. Um projeto possui, além da pessoa ou área dentro de uma empresa que o patrocina, usuários do produto final do projeto e outras área que podem ser favorecidas ou até prejudicadas pelos seus resultados. Todos elas podem influenciar no sucesso ou fracasso dos trabalhos. Dentre muitos motivos, a identificação das partes interessadas, possibilita ao gerente ter uma visão dos interesses e expectativas de cada parte a cerca do projeto, o que ajuda muito em negociações e no gerenciamento das expectativas.

A segunda etapa é fazer o planejamento das comunicações. Aqui o objetivo é determinar qual tipo de informação deve ser entregue, quem tem interesse ou necessita dela, quando deve ser entregue, como e por quem. O gerente de projeto deve analisar o valor de cada informação, para entregar algo que seja importante ao receptor da informação. Isso também ajuda a não perder esforço em gerar informações inadequadas ou não pertinentes.

Um ponto delicado a cerca das interações dentro do projeto é deixar claro que as comunicações que necessitam de um grau de ‘formalidade’ devem necessariamente passar pelo gerente de projetos, caso contrário, o risco de problemas de comunicação podem crescer substancialmente.

Depois do planejamento pronto, a execução do mesmo se dá através do processo de divulgação das informações.

Faz parte das boas práticas a realização de um kick-off do projeto. Ele é uma reunião com todos os envolvidos no projeto em um clima de motivação e alegria, normalmente deve ocorrer entre a fase de planejamento do projeto e o início da execução. Esse tipo de reunião pode ser usada para apresentações de equipes e pessoas que ainda não se conheçam e para revisar os pontos de riscos identificados.

A medida que o projeto vai ocorrendo e as informações vão sendo distribuídas o gerente de projetos deve ir obtendo feed back dos stakeholders e ir gerenciando suas expectativas. Relatórios de desempenho do projeto devem ser fornecidos com frequência, de acordo com o planejamento. Os relatórios devem fornecer informações sobre o andamento do projeto, seu status, progresso obtido e principalmente medições do desempenho.

De acordo com o Chaos Report, dentre os principais motivos de sucesso de projetos destaco: Uma declaração clara dos requisitos (3o do ranking) e Visão e objetivos claros (9o no ranking) que, ao meu ver, estão diretamente relacionados com os processos de comunicação dentro de um projeto e mesmo com isso ainda não colocados com o grau de importância que deveriam ter.

por Daniel Grigolon R. em 27/08/2010

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Daniel Grigolon R.
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